U današnjem ubrzanom poslovnom svijetu, sposobnost delegiranja često predstavlja razliku između stagnacije i rasta poslovanja. U epizodi podcasta Let’s VAlk, razgovarala sam s Filipom Zolotom, poduzetnikom s više od 15 godina iskustva, o izazovima delegiranja, prednostima suradnje s virtualnim asistentima i kada je pravo vrijeme za prepuštanje kontrole.
Prvi koraci u delegiranju: Izazovi i prednosti
Filip je svoje poduzetničko putovanje započeo s marketinškom agencijom koja se proširila na brojne dodatne aktivnosti i tržišta. Iz vlastitog iskustva, prepoznao je delegiranje kao “spasonosnu stvar” koja postaje neophodna kada poduzetnik dosegne vrhunac svojih intelektualnih i vremenskih kapaciteta.
"Prvi put je jako teško. Jer si navikao raditi sve sam, imaš hrpetinu znanja, iskustva i tako ti je zapravo najlakše. Ali jednostavno, kako se poslovanje širi, sve manje vremena i čovjek jednostavno mora to otpustiti," objašnjava Filip.
Najteži dio delegiranja, prema njegovim riječima, jest otpuštanje kontrole nad zadacima koje ste navikli raditi sami. Međutim, s vremenom postaje sve lakše: “Prvi put je teško, drugi put je zanimljivo, treći put je wow.”
Gradnja povjerenja umjesto mikromenadžmenta
Jedan od ključnih aspekata uspješnog delegiranja je pronalazak prave osobe koja će postati vaša “desna ruka”. To zahtijeva izgradnju povjerenja i duboko razumijevanje vašeg načina razmišljanja.
Filip ističe čestu pogrešku kod delegiranja: “Ljudi kod delegacije znaju napola otpuštati stvari. Odnosno oni čak kao i delegiraju, ali još uvijek ostanu kao cvrčak i mikromenadžiraju stvari.” Umjesto toga, preporučuje temeljitu pripremu uputa, a zatim namjerno odstupanje kako bi se potvrdilo da posao može funkcionirati i bez vas.
Kako pronaći idealnog virtualnog asistenta?
Za pronalazak kvalitetnih suradnika, Filip se prvenstveno oslanja na socijalni krug i preporuke: “To mi je bila nekakva premisa, općenito nešto što u poslu koristim kao prvi alat, jer na kraju krajeva čovjek si uštedi jako puno vremena ako netko ima prethodna pozitivna iskustva.”
Kada je riječ o odabiru suradnika, naglašava da je najvažniji kriterij mindset i karakter osobe, dok se znanje i iskustvo mogu steći: “Uvijek mi je premisa i pretpostavka mindset i karakter pojedinca, a znanje i iskustvo uz adekvatne alate i adekvatne ljude oko sebe, čovjek može bez problema steći.”
Virtualni asistent ili zaposlenik?
Ovo je dilema s kojom se susreće mnogo poduzetnika. Filip ističe da je tradicionalna paradigma (zaposlenik mora biti stalno prisutan u uredu) zastarjela. Umjesto toga, ističe fleksibilnost kao jednu od ključnih prednosti virtualnih asistenata.
“Virtualni asistenti su ljudi koji imaju nevjerojatno znanje, iskustvo, široki dijapazon vještina, koji sežu i u menadžment,” objašnjava Filip, naglašavajući da u inozemstvu virtualni asistenti često preuzimaju i zadatke project managementa na kompleksnim projektima.
Za razliku od zapošljavanja na puno radno vrijeme, gdje se često događa “overemployment” (nedovoljna iskorištenost radnog vremena zaposlenika), virtualni asistenti fokusirani su na rješavanje konkretnih problema u poslovanju.
Ključ uspješne suradnje: Komunikacija
Filip ističe komunikaciju kao apsolutni ključ uspješne suradnje: “Problemi nisu nastupili zbog komunikacije, nego upravo zbog izostanka ili manjka. Ljudi napuštaju poduzeća zbog izostanka ili manjka, ne samo uvjetno, nego u komunikaciji.”
Naglašava važnost timskog rada, posebno u situaciji kada poduzetnik ima jednog virtualnog asistenta: “Oni su tim. Oni ako ne funkcioniraju kao homogena cjelina, bude problem.”
Također upozorava na “malog mikromenadžera koji često čuči u svim poduzetnicima” i savjetuje da ga se treba “riješiti prvom prilikom”.
Kako odabrati pravog virtualnog asistenta?
Za poduzetnike koji razmišljaju o angažmanu virtualnog asistenta, Filip savjetuje:
1. Donesite čvrstu odluku
“Sami sa sobom se dogovorite, ok, ja sad idem u to. I to je stvarno moja stroga odluka i ne postoji opcija B.”
2. Tražite karakternu kompatibilnost
- “Morate s tom osobom dijeliti prvenstveno vrijednosti, dakle prvenstveno poslovnog tipa karaktera. Iz perspektive razumijevanja vremena, prioritizacije…”
3. Pripremite se za predaju obveza
“Ljudi uđu u angažman i uzmu virtualnog asistenta i tek onda počinju osmišljavati što će virtualni asistent raditi.” Filip upozorava da je priprema “dominantan komad koji ti trebaš riješiti.”
4. Jasna komunikacija
“Jasno slikovno napraviti što čovjek očekuje od svega toga, to jasno komunicirati virtualnom asistentu i tu nema zadržanih informacija.”
Da, možda se samo delegiranje čini kao zalogaj koji ćete dugo žvakati i teško progutati, ali je to zalogaj koji će sigurno ubrzati i poboljšati probavu vašeg poslovanja.
Ne brinite, ako vam je potrebna pomoć u odabiru pravog virtualnog asistenta javite se i dogovorimo online video poziv. U samo 20 minuta mogli bi rješiti vaš problem.